Getting started with Claude in Excel

• Claude là một tác nhân AI mạnh mẽ được tích hợp trực tiếp vào Excel, giúp tự động hóa và tăng tốc các tác vụ thủ công từ đơn giản đến phức tạp trong bảng tính.
• Công cụ này có khả năng trả lời câu hỏi về dữ liệu, gỡ lỗi, phân tích công thức, dọn dẹp và tóm tắt dữ liệu, cũng như xây dựng các mô hình tài chính (như dự báo, DCF) và biểu đồ.
• Claude giúp người dùng trong nhiều lĩnh vực (tài chính, kế toán, vận hành) giảm bớt công việc cơ học, cho phép họ tập trung vào phân tích, ra quyết định chiến lược và hiểu câu chuyện đằng sau dữ liệu.

• Truy cập Claude dễ dàng: Mở thanh bên của tác nhân AI trong Excel bằng cách nhấn Control Option C trên Mac hoặc Control Alt C trên Windows.
• Trả lời câu hỏi về dữ liệu: Đặt câu hỏi tự nhiên về sổ làm việc của bạn để Claude tính toán và phân tích dữ liệu, ví dụ như kiểm tra ngân sách hoặc xu hướng chi tiêu.
• Gỡ lỗi hiệu quả: Claude có thể xác định nguyên nhân gốc rễ của các lỗi trong bảng tính (ví dụ: #DIV/0!), đề xuất giải pháp mà không cần kiểm tra công thức thủ công.
• Phân tích công thức phức tạp: Yêu cầu Claude giải thích chi tiết các công thức khó hiểu như VLOOKUP, làm rõ các tham số và logic hoạt động.
• Tự động hóa tác vụ nhiều bước: Giao phó các công việc phức tạp như dọn dẹp dữ liệu thô (chuẩn hóa ngày tháng, loại bỏ trùng lặp, sắp xếp), tóm tắt dữ liệu, hoặc xây dựng mô hình tài chính hoàn chỉnh (dự báo, DCF).
• Tạo và chỉnh sửa Pivot Table/Biểu đồ: Yêu cầu Claude xây dựng Pivot table và biểu đồ từ dữ liệu thô, sau đó chỉnh sửa các thuộc tính như loại biểu đồ, trục, tiêu đề hoặc màu sắc.
• Kiểm tra tính minh bạch: Luôn xem xét các phép tính và kết quả đầu ra của Claude, sử dụng các hộp trích dẫn để truy cập trực tiếp các ô tham chiếu, đảm bảo kết quả phù hợp với tiêu chuẩn và chính sách của tổ chức.

• AI Agent — Tác nhân AI
• Debugging — Gỡ lỗi
• Trace Errors — Truy vết lỗi
• Long-running tasks — Tác vụ chạy dài (nhiều bước)
• VLOOKUP — Hàm VLOOKUP
• DCF model (Discounted Cash Flow model) — Mô hình DCF (Định giá theo dòng tiền chiết khấu)
• Enterprise value — Giá trị doanh nghiệp
• Free cash flow — Dòng tiền tự do
• Pivot table — Bảng Pivot (hoặc Bảng tổng hợp)
• GL data (General Ledger data) — Dữ liệu GL (Sổ cái chung)

Giới thiệu Plotting Excel và AI Agent Claude

Plotting Excel là một tác nhân AI mạnh mẽ được tích hợp trực tiếp vào bảng tính của bạn. Mọi công việc bạn thực hiện thủ công, Claude đều có thể hỗ trợ. Dù bạn đang ở lĩnh vực tài chính để xây dựng các mô hình định giá, trong kế toán để đối chiếu dữ liệu, hay trong vận hành để theo dõi hiệu suất, Claude đều có thể làm việc theo cách của bạn. Bạn mở nó bằng cách nhấn Control Option C trên Mac hoặc Control Alt C trên Windows. Vậy, hãy thử bắt đầu bằng cách đặt câu hỏi về sổ làm việc của bạn.

Trả lời câu hỏi và Theo dõi Ngân sách

Claude có thể xem xét dữ liệu và sử dụng nó để trả lời các câu hỏi mà nếu không có nó, sẽ cần tính toán thủ công. Đây là một báo cáo chi phí với bảy hạng mục. Tôi muốn giữ ngân sách đi lại và ăn uống dưới 40% tổng chi tiêu của mình. Vì vậy, hãy hỏi Claude: "Tôi đang cố gắng giữ ngân sách đi lại và ăn uống dưới 40% tổng chi phí. Tôi đã đạt được mục tiêu đó chưa?" Sau đó, Claude tính tổng, cộng chi phí đi lại và ăn uống, tính phần trăm, và cho tôi biết tôi đã nằm dưới ngân sách một chút. Nó hiển thị phép tính để tôi có thể xác minh.

Gỡ lỗi và Truy Vết Lỗi

Claude cũng có thể giúp bạn xử lý lỗi. Nó hiểu ý nghĩa của các thông báo lỗi và kết hợp kiến thức đó với tập dữ liệu của bạn để cung cấp thông tin debugging giá trị hơn. Ngay tại đây, chúng ta có một bảng tính doanh số hàng tháng với lỗi ở cột giá trung bình cho tháng Năm. Để tìm ra vấn đề, chúng ta chỉ cần hỏi: "Tại sao có lỗi vào tháng Năm?" Claude truy vết lỗi đến nguồn gốc của nó. Công thức trong D6 chia doanh thu cho số đơn vị, nhưng ô C6 trống. Vì vậy, không có đơn vị nào nghĩa là chia cho 0. Claude đề xuất: "Khắc phục: điền dữ liệu còn thiếu." Vì vậy, Claude đã truy vết lỗi mà tôi không cần phải nhấp vào ô, đọc công thức và kiểm tra từng tham chiếu thủ công. Nó tự động thực hiện.

Phân tích Công thức Phức tạp

Các công thức có thể khó hiểu, đặc biệt trong các bảng tính mà bạn không tự xây dựng. Claude có thể phân tích chúng cho bạn. Ví dụ, đây là một sổ điểm sử dụng hàm VLOOKUP để chuyển đổi điểm số bằng số thành điểm chữ. Nếu bạn kế thừa bảng tính này, logic chấm điểm có thể không rõ ràng chỉ bằng cách nhìn vào nó; tôi biết đối với tôi thì không. Vì vậy, khi chúng ta hỏi Claude: "Công thức điểm chữ hoạt động như thế nào?", Claude sẽ phân tích công thức từng phần. Nó cung cấp cho chúng ta các hộp trích dẫn để chúng ta có thể chuyển trực tiếp đến các ô đang được tham chiếu. Nó cho thấy công thức nằm trong cột C và đó là VLOOKUP. Sau đó, nó giải thích các tham số: lookup value, table array, column index, và rằng "true" có nghĩa là khớp gần đúng.

Thực hiện Tác Vụ Chạy Dài (Nhiều Bước)

Cho đến nay, chúng ta đã hỏi Claude những câu hỏi đơn lẻ, nhưng Claude cũng có thể thực hiện các tác vụ chạy dài như dọn dẹp dữ liệu lộn xộn và xây dựng một mô hình từ đầu.

Dọn dẹp và Tóm tắt Dữ liệu

Sổ làm việc này có một bảng tính doanh số thô với dữ liệu doanh thu hàng tháng trong 3 năm qua. Nhưng trước khi chúng ta có thể xây dựng bất cứ thứ gì hữu ích, chúng ta cần dọn dẹp nó. Vì vậy, chúng ta có thể đưa ra một yêu cầu rõ ràng cho Claude: "Dọn dẹp dữ liệu doanh số thô, chuẩn hóa tất cả ngày tháng về định dạng YYYY-MM-DD, loại bỏ các mục trùng lặp, sắp xếp theo ngày, và tạo một bản tóm tắt theo năm trong một bảng tính mới có tên 'Historical'."

Claude đã hỏi quyền trước khi sửa đổi bảng tính. Khi tôi chấp thuận, nó xử lý dữ liệu và báo cáo những gì nó đã làm:

• Nó đã chuẩn hóa tất cả các định dạng ngày.
• Nó đã loại bỏ ba mục trùng lặp và sắp xếp 34 bản ghi còn lại theo trình tự thời gian.
• Nó cũng đã tạo một bảng tính Historical với tổng doanh thu hàng năm và số lượng giao dịch cho mỗi năm.

Claude thậm chí còn bổ sung ngữ cảnh: "Doanh thu năm 2024 cho thấy mức tăng 16% so với năm 2023, và năm 2025 đang trên đà kết thúc mạnh mẽ với chỉ 10 tháng dữ liệu được ghi nhận." Thật tuyệt vời. Bây giờ chúng ta đã có dữ liệu lịch sử đã được làm sạch.

Xây dựng Dự báo Tài chính

Hãy xây dựng một dự báo dựa trên doanh thu lịch sử. "Xây dựng dự báo ba năm trên bảng tính 'Forecast' và tính toán tỷ lệ tăng trưởng hàng năm trung bình, sau đó sử dụng nó để dự kiến cho các năm 2026, 2027 và 2028. Đặt giả định tỷ lệ tăng trưởng vào bảng tính 'Assumptions' để tôi có thể điều chỉnh sau này."

Nó điền tỷ lệ này vào bảng tính Assumptions và xây dựng bảng tính Forecast với các dự kiến đến năm 2028. Mô hình hoàn toàn linh hoạt. Tất cả các giá trị dự báo đều được liên kết thông qua công thức với tỷ lệ tăng trưởng trong bảng tính Assumptions. Claude cũng bổ sung ngữ cảnh, lưu ý rằng năm 2025 chỉ bao gồm dữ liệu 10 tháng, điều này ảnh hưởng đến tỷ lệ tăng trưởng được tính toán. Cách tiếp cận tương tự cũng hữu ích cho các chuyên gia tài chính cần phân tích tài chính phức tạp hơn.

Tạo Mô hình DCF

Đây là một sổ làm việc với 5 năm dữ liệu tài chính lịch sử. Chúng ta có thể yêu cầu Claude xây dựng một mô hình DCF để định giá công ty này: "Sử dụng tỷ lệ chiết khấu 10%, tăng trưởng giai đoạn cuối 3%, và dự kiến dòng tiền trong 5 năm dựa trên các xu hướng lịch sử. Cho tôi biết giá trị doanh nghiệp ngụ ý."

Claude phân tích tỷ lệ tăng trưởng và biên lợi nhuận lịch sử, điền vào bảng tính Assumptions, và xây dựng một mô hình DCF hoàn chỉnh. Nó dự kiến dòng tiền tự do, tính toán giá trị cuối kỳ, chiết khấu mọi thứ về giá trị hiện tại, và hiển thị giá trị doanh nghiệp ngụ ý. Mô hình hoàn toàn linh hoạt. Nếu tôi muốn kiểm tra các giả định khác nhau, tôi có thể yêu cầu Claude điều chỉnh tỷ lệ chiết khấu hoặc tỷ lệ tăng trưởng, và định giá sẽ tự động cập nhật.

Xây dựng Pivot Table và Biểu đồ

Pivot table là một trong những tính năng mạnh mẽ nhất của Excel và cũng là một trong những tính năng khó thành thạo nhất. Claude có thể xây dựng chúng cho bạn. Sổ làm việc này có dữ liệu giao dịch bán hàng trong một năm: ngày tháng, khu vực, sản phẩm, nhân viên bán hàng và doanh thu. "Tạo một pivot table hiển thị tổng doanh thu theo khu vực và sản phẩm."

Claude xây dựng pivot table, sắp xếp doanh thu theo khu vực trong các hàng và sản phẩm trong các cột tương ứng. Đây là pivot table tương tự mà bạn sẽ xây dựng thủ công, nhưng Claude xử lý việc thiết lập. "Bây giờ, tạo một biểu đồ từ pivot table này hiển thị doanh thu theo khu vực." Claude tạo một biểu đồ từ pivot table. Nó chọn loại biểu đồ phù hợp và thêm nhãn.

Claude sau đó có thể chỉnh sửa bất kỳ phần nào của biểu đồ: loại, trục, tiêu đề hoặc màu sắc. "Thay đổi biểu đồ thành biểu đồ cột xếp chồng và thêm tiêu đề." Claude hiển thị mọi thay đổi mà nó thực hiện và giải thích lý do của nó.

Tính Minh bạch và Quy tắc Thực hành Tốt nhất

Hãy sử dụng tính minh bạch này. Bạn có thể nhấp vào các hộp trích dẫn trong phản hồi của Claude để chuyển trực tiếp đến các ô đang được tham chiếu. Tổ chức của bạn có thể có các phương pháp luận cụ thể. Hãy xác minh kết quả đầu ra khớp với tiêu chuẩn của bạn, đặc biệt đối với công việc sẽ được chia sẻ bên ngoài. Và đối với dữ liệu nhạy cảm hoặc được quy định, hãy luôn tuân thủ các chính sách xử lý dữ liệu của tổ chức bạn.

Kết luận

Dù bạn đang trong lĩnh vực tài chính để xây dựng các mô hình định giá, trong kế toán để dọn dẹp dữ liệu GL, trong vận hành để phân tích hiệu suất bán hàng, hay chỉ là một người sử dụng Excel rộng rãi, Claude đều có thể giúp bạn làm việc nhanh hơn rất nhiều. Claude giảm bớt công việc cơ học để bạn có thể tập trung vào các quyết định: nên sử dụng giả định nào, nên kiểm tra kịch bản nào và dữ liệu đang kể câu chuyện gì. Mở thanh bên bằng Control Option C trên Mac hoặc Control Alt C trên Windows.